Les retenues pour absences

 

  • Le principe de calcul du taux horaire d’absence
  • La méthode préconisée et les méthodes tolérées
  • Le cas de mois comportant des jours fériés
  • L’entrée ou la sortie de salariés en cours de mois
  • Durée contractuelle différente de la durée légale

Définition

L’absence correspond à la non-présence du salarié sur son lieu de travail. Les absences pour convenance personnelle autorisées par l’employeur, hors congés ou arrêts de travail font l’objet de règles particulières.

Les bases

Sauf cas particuliers, ces absences font l’objet d’une déduction sur le salaire brut. La partie salaire brut du bulletin débute toujours par le salaire de base puis une déduction pour absences.

Contrairement aux heures supplémentaires, le taux horaire d’absence doit se calculer par rapport aux heures réellement travaillées durant le mois et non 151,67 heures.

Ainsi la déduction diffère selon les mois et le taux horaire sera plus important en février qu’en mars.

D’autres méthodes telle la prise en compte de 151,67 heures sont tolérées  mais le salarié peut exiger l’application du nombre d’heures réelles du mois.

Les cas particuliers

 

En cas de période incomplète du fait par exemple d’embauche ou de départ de l’entreprise en cours de mois, il est préconisé de présenter  le bulletin sur une ligne : Nombre d’heures travaillées * taux horaire du mois.

La présentation en deux lignes salaires de base – retenues pour absence est tolérée

Les méthodes de calcul de la retenue

Sauf cas particuliers, ces absences font l’objet d’une déduction sur le salaire brut.

La partie salaire brut du bulletin débute toujours par le salaire de base, puis une déduction pour absences.

Contrairement aux heures supplémentaires, le taux horaire d’absence doit se calculer par rapport aux heures réellement travaillées durant le mois et non 151,67 heures.

C’est la méthode préférentielle, mais il existe d’autres méthodes de calcul plus appropriées pour certains cas particuliers telles les absences pour congés payés ou pour arrêt de travail, maladie, maternité, accident du travail.

Par mesure de simplification d’autres méthodes sont tolérées mais peuvent être refusées par le salarié qui peut exiger un calcul sur la durée réelle de l’absence.

Récapitulons ces méthodes :

Les retenues calculées en heures :

En heures réelles. C’est la méthode préférentielle

Sur une durée forfaitaire moyenne ; par exemple 151,67 heures pour une durée hebdomadaire de 35 heures

Les retenues calculées en jours. Ces méthodes peuvent uniquement s’appliquer dans certains cas très particuliers :

En vingt-sixième : Cette méthode prend en compte les 6 jours ouvrables de la semaine du lundi au samedi inclus. Ce calcul peut être utilisé dans le cadre de la retenue pour absences de congés payés.

En trentièmes : Cette méthode prend en compte les jours calendaires, samedis et dimanches inclus. Elle peut être utilisée dans le cadre de la retenue pour absence sur arrêt de travail.

La méthode de calcul sur durée réelle, présentation

C’est la méthode à privilégier !

Pour l’appliquer il faut décompter pour chaque mois la durée réelle qui aurait été effectuée par le salarié s’il n’avait pas été absent.

Cette durée varie selon les mois. Par exemple sur la base de 7 heures par jour du lundi au vendredi inclus ainsi en février 20 jours * 7 heures = 140 heures.

Le taux horaire calculé selon cette méthode diffère selon le mois ce qui n’est pas toujours aisé à expliquer à un non initié ! Allez expliquer pourquoi vous avez décompté un taux horaire de retenue sur absence de 14,29 € en février et 12,42 € en mars.

D’autre part, il faut pour ces calculs disposer d’un logiciel de paie à même de calculer un taux horaire différent selon les mois.

La méthode de calcul sur durée réelle, exemple

Exemple :

Nombre de jours ouvrés : Février 20 jours et mars 23 jours

Nous allons calculer la retenue sur salaire pour une absence de 10 heures au mois de février puis de mars sur la base d’un salaire de 2 200 € pour 35 heures par semaine.

Calculs intermédiaires

 

Nombre d’heures réelles en février 20 jours * 7 heures 140 heures
Nombre d’heures réelles en mars 23 jours * 7 heures 161 heures
Taux horaire de retenue en février 2 200 € / 140 heures 15,714
Taux horaire de retenue en mars 2 200 € / 161 heures 13, 665

 

Présentation du bulletin du mois de février

 

Salaire de base 2 200,00
Retenue pour absence 10 heures * 15,714 € 157,14
Salaire brut 2 200,00 – 157,14 2 042,86
Présentation du bulletin du mois de mars
Salaire de base 2 200,00
Retenue pour absence 10 heures * 13,665 € 136,65
Salaire brut 2 200,00 – 136,65 2 063,35

 

La méthode de calcul sur durée réelle, exemple

Données du cas :

 

Salaire de base 2 350,00 €
Durée hebdomadaire 7 heures par journée * 5 jours ouvrés = 35 heures
Semaine du 7 au 13 Absence de 14 heures
Horaire de travail du mois 4 semaines complètes et une dernière semaine du lundi au mercredi
Décompte du taux horaire et présentation du bulletin de paie
Taux horaire
Horaire du mois (35 heures * 4 semaines) + (3 jours * 7 heures) 161 heures
Taux horaire 2 350,00 / 161 heures 14,60 €
Présentation du bulletin
Salaire de base 2 350,00
Retenue pour absence 14 heures * 14,60 € 204,40
Salaire brut 2 350,00 – 204,40 2 145,60

 

La méthode de calcul sur durée réelle, un cas particulier

Le mois comporte des jours fériés chômés et payés

La question est la suivante : Faut-il prendre en compte les jours fériés dans le calcul du nombre de journées ouvrés du mois ?

Si vous les retirez, le taux horaire sera plus important.

La réponse est NON. Vous devez calculer le nombre de jours sans tenir compte des jours fériés et des jours de ponts.

Exemple

Nous allons calculer la retenue sur salaire pour une absence de 10 heures au mois de janvier sur la base d’un salaire de 2 200 € pour 35 heures par semaine. Le moi débute par lundi 1er et termine lundi 31

Calculs intermédiaires

 

Nombre d’heures réelles en janvier 22 jours * 7 heures 154 heures
Taux horaire de retenue en février 2 200 € / 154 heures 14,286 €

 

Présentation du bulletin du mois de janvier

 

Salaire de base 2 200,00
Retenue pour absence 10 heures * 14,286 € 142,86
Salaire brut 2 200,00 – 157,14 2 057,14

 

La méthode de calcul sur moyenne mensuelle

 

D’autres méthodes telles la prise en compte de 151,67 heures sont tolérées mais le salarié peut exiger l’application du nombre d’heures réelles du mois.

Reprenons le premier exemple traité sur février et mars par les heures réelles :

 

Nombre d’heures réelles en février 20 jours * 7 heures 140 heures
Nombre d’heures réelles en mars 23 jours * 7 heures 161 heures
Taux horaire de retenue en février 2200€/ 140 heures 15,714
Taux horaire de retenue en mars 2200€/ 161 heures 13 665,00
Le calcul du taux horaire se présentera ainsi :
Taux horaire de retenue en février et mars 2200€/ 151,67 heures 14,515
Bulletins des mois de février et mars
Salaire de base 2 200,00
Retenue pour absence 10 heures * 14,515 € 145,15
Salaire brut 2 200,00 – 145,15 2 054,85

 

N’utilisez cette méthode que si les renseignements fournis (A l’examen) ne permettent pas un calcul des temps réels ou si dans la réalité votre logiciel ne permet pas ce calcul.

Son utilisation n’est que tolérée.

 L’entrée ou la sortie en cours de mois

En cas de période incomplète du fait par exemple d’embauche ou de départ de l’entreprise en cours de mois, il est préconisé de présenter le bulletin sur une ligne : Nombre d’heures travaillées * taux horaire du mois et non sous la forme salaire de base – absences

La méthode de calcul de taux réel est à privilégier

Exemple : Le salarié est entré dans la société le vendredi 16 février. Le salaire de base est fixé à 2 500 € pour 35 heures hebdomadaires

Nous allons calculer son salaire brut au 28/02

Calculs préalables :

 

Nombre de journées ouvrées du 16 au 28/2 1 jour + 1 semaine de 5 jours + 3 jours 9 jours
Durée de travail en février 9 jours * 7 h 63 heures
Nombre d’heures de travail en février 140 heures
Taux horaire en février 2 500 / 140 17,86 €

 

Le calcul du salaire brut se présentera ainsi :

 

Salaire de présence en février 63 heures * 17,86 € 1 125,18 €
Présentation tolérée
Salaire de base 2 500,00 €
Absence 77 heures * 17,86 € 1 375,22 €
Salaire brut 2 500,00 – 1 375,22 1 125,78 €

 

 

Un écart de 0,60 € dû aux arrondis. Vous comprenez pourquoi je préfère souvent utiliser 3 décimales dans les calculs de taux horaire !

 

La durée contractuelle supérieure à la durée légale

Principe :

La méthode du calcul en durée réelle du mois s’applique.

Exemple 1 :

Absence de 2 journées en février sur la base d’un salaire de 2 500,00 € pour une durée de 37 heures par

semaine.

 

Calculs préalables :
Durée mensuelle moyenne 37 h * 52 s / 12 m 160,33 heures
Durée quotidienne 37 h / 5 jours 7,40 heures
Durée de travail en février 20 jours * 7,4 heures 148,00 heures
Taux horaire de retenue 2 500 € / 148 h 16,892
Le bulletin se présentera ainsi
Salaire de base 2 500,00
Retenue pour absence 7,40 heures * 2 J * 16,892 € 250,00
Salaire brut 2 500 – 250 2 250,00
Exem ple 2 : Mêmes données mais l’entreprise calcule le taux sur la moyenne mensuelle
Taux horaire de retenue 2 500 € / 160,33 heures 15,593
Salaire de base 2 500,00
Retenue pour absence 7,40 heures * 2 J * 15,593 € 230,78
Salaire brut 2 500,00 – 230,78 2 269,22

 

 

Les calculs en jours

 

La retenue sur durée réelle en jours, un exemple

 

 

Principe : Il est possible d’utiliser les journées de travail en temps réels ce qui doit donner le même résultat qu’en calcul d’heures réelles

 

Exemple :

 

  • Nombre de jours ouvrés : Février 20 jours et mars 23 jours

 

  • Nous allons calculer la retenue sur salaire pour une absence de 2 journées au mois de février puis de mars sur la base d’un salaire de 2 200 € pour 35 heures par semaine.

 

Calculs intermédiaires

 

Taux journalier de retenue en février 2 200 € / 20 jours 110,00
Taux journalier de retenue en mars 2 200 € / 23 jours 95,65

 

Présentation du bulletin du mois de février

 

Salaire de base 2 200,00
Retenue pour absence 2 journées * 110 € 220,00
Salaire brut 2 200,00 – 220,00 1 980,00

 

Présentation du bulletin du mois de mars

 

Salaire de base 2 200,00
Retenue pour absence 2 journées * 95,65 € 191,30
Salaire brut 2 200,00 – 191,30 2 008,70

 

La retenue calculée en jours ouvrables

 

 

Principe :

 

Le calcul des droits à congés s’effectue souvent en jours ouvrables sur la base de 6 jours par semaine. Ainsi le nombre de jours ouvrables moyen est de 6 jours * 52 semaines / 12 mois = 26 jours.

 

Sur le bulletin du mois de prise de congés, il apparaît une déduction pour retenue et un ajout pour indemnités de congés.

 

Pour éviter une distorsion de calcul entre retenue et indemnité, certaines entreprises dans un souci de cohérence, calcule la retenue en vingt-sixième quel que soit le mois en cours.

 

Exemple 1 : Prise d’une semaine de congé en février sur la base d’un salaire de 2 500,00 €

 

Calcul de la retenue

 

Nombre de jours ouvrables de congé 6 jours du lundi au samedi inclus 6 jours
Taux journalier de retenue 2 500 € / 26 jours 96,15
Retenue pour absence 96,15 € * 6 jours 576,90
Exemple 2 : Prise de congés du lundi 1er au mercredi 10 inclus
Nombre de jours ouvrables de congé Une semaine de 6 jours + 3 jours 9 jours
Taux journalier de retenue 2 500 € / 26 jours 96,15
Retenue pour absence 96,15 € * 9 jours 865,35

 

Remarques

 

 

Ce n’est qu’une possibilité, d’autres entreprises calculent toutes les absences au taux réel.

Nous verrons le calcul de l’indemnité de congés sur la vidéo d’étude des congés.

 

La retenue calculée en trentièmes

 

 

Principe :

 

Le calcul des indemnités journalières s’effectue sur la base de 1/3042ème de mois. De ce fait certaines entreprises calculent la retenue pour absence en trentièmes de manière à se rapprocher du calcul de l’indemnité de Sécurité sociale. Cette méthode utilisée dans ce cadre permet d’assurer une cohérence entre retenue et indemnisation.

 

Dans tout autre cas, cette méthode est à prohiber.

 

Exemple : Arrêt de travail du 1er février au 11 février inclus. Salaire de base : 2 500,00

 

Calcul de la retenue

 

Nombre de jours d’arrêt 12 jours
Taux journalier de retenue 2 500 € / 30 jours 83,333
Retenue pour absence 83,333 € * 12 jours 1 000,00

 

Ce calcul est à éviter dans le cadre d’un examen. C’est un calcul pratique utilisé en  entreprise dans un souci de cohérence arithmétique.

 

Le calcul du salaire brut est assez complexe car il associe les calculs de retenue pour absence, d’indemnisation par la Sécurité sociale et bien souvent de maintien de salaire par l’employeur.

 

Nous étudierons ces éléments dans une vidéo du module suivant.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Les applications

 

Enoncés des applications
Premier cas :
Salaire de base 3 000,00 €
1er jour du mois Lundi 01/11
Absences Du 8 au 17 inclus

 

 

Calculez la retenue pour absences et présentez le bulletin en sa partie salaire brut

 

1er cas le jour férié est chômé et payé et 2ème cas, il n’est pas chômé.

 

Deuxième cas

 

La durée du travail est de 36 h par semaine. Calculez la retenue pour absences et le salaire brut sur la base de la durée moyenne mensuelle en cas de jour férié et chômé.

 

Troisième cas

 

Partez des données du premier cas en considérant qu’il s’agit d’une prise de congés payés. Quelle est l’alternative de calcul praticable dans ce cas ?

 

Calculez la retenue pour absence.

 

Quatrième cas

 

Salaire de base 3 000,00 €
Embauche Le lundi 8/10/2018

 

Présentez le bulletin en sa partie salaire brut dans ses deux présentations possibles

 

 

 

 

 

 

 

Vous êtes actuellement en phase de traitement du cas pratique

 

 

 

Interrompez la vidéo et nous nous

 

retrouverons pour comparer nos résultats

 

Première application 1er cas
Enoncé
Salaire de base 3 000,00 €
1er jour du mois Lundi 01/11
Absences Du 8 au 17 inclus
Calculs préalables
Nombre de jours ouvrés du mois 4 semaines complètes et 2 jours 22 jours
Heures ouvrées du mois 22 jours * 7 heures 154 heures
Nombre d’heures d’absence (4 jours (sans le 11/11) + 3 jours) * 7 heures 49,00 heures
Taux de retenue horaire 3 000 / 154 h 19,48 €
Retenue pour absences 49 h * 19,48 € 954,52 €
Présentation du bulletin
Salaire de base 3 000,00 €
Retenue pour absence 49 h * 19,48 € 954,52 €
Salaire brut 3 000,00 – 954,52 2 045,48 €

 

Première application 2ème cas
Enoncé
Salaire de base 3 000,00 €
1er jour du mois Lundi 01/11
Absences Du 8 au 17 inclus
Calculs préalables
Nombre de jours ouvrés du mois 4 semaines complètes et 2 jours 22 jours
Heures ouvrées du mois 22 jours * 7 heures 154 heures
Nombre d’heures d’absence (5 jours + 3 jours) * 7 heures 56,00 heures
Taux de retenue horaire 3 000 / 154 h 19,48 €
Retenue pour absences 56 h * 19,48 € 1 090,88 €
Présentation du bulletin
Salaire de base 3 000,00 €
Retenue pour absence 56 h * 19,48 € 1 090,88 €
Salaire brut 3 000,00 – 1 090,88 1 909,12 €

 

Deuxième application

 

 

ÉNONCE

 

La durée du travail est de 36 h par semaine. Calculez la retenue pour absences et le salaire brut sur la base de la durée moyenne mensuelle.

 

 

 

 

 

Durée moyenne mensuelle 36*52/12 156 heures
Nombre d’heures de présence quotidienne 36 heures / 5 jours 7,20 heures
Nombre d’heures d’absence 36 heures – 7,20 heures + (3 jours * 50,40 heures
7,20 heures)
Taux de retenue horaire 3 000 / 156 h 19,23
Retenue pour absences 50,40 h * 19,23 € 969,19

 

Présentation du bulletin

 

Salaire de base 3 000,00
Retenue pour absence 50,40 h * 19,23 € 969,19
Salaire brut 3 000,00 – 969,19 2 030,81

 

Troisième cas

 

 

 

ÉNONCE

 

Partez des données du premier cas en considérant qu’il s’agit d’une prise de congés payés. Quelle est l’alternative de calcul praticable dans ce cas ?

 

Calculez la retenue pour absence

 

Certaines entreprises utilisent la méthode du vingt-sixième pour se rapprocher du calcul des congés payés.

 

 

 

 

Nombre de jours ouvrables du mois 26 jours
Nombre de jours ouvrables de congé 6 jours + 3 jours – 1 jour le 11/11 8 jours
Taux de retenue par jour ouvrable 3000/26J 115,38 €
Retenue pour absences 8 jours * 115,38 € 923,04 €

 

Quatrième cas

 

 

 

ÉNONCE

 

Salaire de base 3 000,00 €
Embauche Le lundi 8/10/2018

 

 

 

 

 

Nombre de jours ouvrés du mois 4 semaines complètes et 3 jours 23 jours
Heures ouvrées du mois 23 jours * 7 heures 161 heures
Nombre d’heures de présence 161 h – 35 h 126 heures
Taux de retenue horaire 3 000 / 161 h 18,63 €
Retenue pour absences 35 h * 18,63 € 652,05 €

 

Présentation du bulletin

 

Salaire de présence 126 h * 18,63 € 2 347,38 €
OU
Salaire de base 3 000,00
Retenue pour absences 35 h * 18,63 € 652,05
Salaire brut 3 000,00 – 652,05 2 347,95

 

Les éléments à retenir

 Les principes de calcul de la retenue

  • Sauf cas particuliers, ces absences font l’objet d’une déduction sur le salaire brut. La partie salaire brut du bulletin débute toujours par le salaire de base puis une déduction pour absences.
  • Contrairement aux heures supplémentaires, le taux horaire d’absence doit se calculer par rapport aux heures réellement travaillées durant le mois et non 151,67 heures.
  • Dans le cas où le mois comporte une journée fériée et chômée, cette journée doit être considérée comme travaillée pour la détermination du nombre d’heures ouvrées du mois.
  • D’autres méthodes telles la prise en compte de la durée moyenne mensuelle sont tolérées mais le salarié peut exiger l’application du nombre d’heures réelles du mois.
  • En cas de période incomplète du fait par exemple d’embauche ou de départ de l’entreprise en cours de mois, il est préconisé de présenter le bulletin sur une ligne : Nombre d’heures travaillées * taux horaire du mois et non sous la forme salaire de base – absences

Le bulletin peut aussi prendre la forme salaire de base – retenue pour absences. Les deux calculs doivent mener au même résultat

  • Dans le cas d’une durée contractuelle différente de la durée légale, vous pratiquez de la même manière en privilégiant les durées réelles.